Sok munkáltatóban merül fel a kérdés, miként szabályozza alkalmazottai céges e-mailfiókjának használatát anélkül, hogy a szabályozás túl szigorúnak tűnne és akár a privátszférával kapcsolatos jogokat sértené. Éppen ezért érdemes világosan meghatározni, hogy engedélyezett-e a magáncélú e-mail forgalom a munkavállaló számára, vagy sem, és ha igen, akkor milyen mértékben. Könnyedén továbbíthatók ugyanis szándékosan vagy gondatlanul bizalmas céges, de akár ügyféladatok is. Ha bizalmas információ mégsem szivárog ki, a céges fiókon keresztül küldött magáncélú e-maillel legtöbb esetben a cég a domain-jének (xy@cég_domainneve.hu) valamint a hivatalos, automatikusan beillesztett aláírásnak köszönhetően egyértelműen azonosíthatóvá válik, így akár a vállalat hírneve is sérülhet, különösen akkor, ha a levelek kifogásolható tartalmakat vagy csatolt fájlokat tartalmaznak. Ha a munkavállalóink e-mail forgalmát ellenőrizni szeretnénk, több korlátot is figyelembe kell venni, melyek közül elsődleges a munkavállaló levelező partnerének levéltitokhoz és személyes adatainak védelméhez fűződő joga. Ha a jogszabályi korlátok betartásával hajtjuk végre az ellenőrzéseket, akkor is elengedhetetlen, hogy a munkavállalók az ellenőrzésekhez – ismerve azok terjedelmét – már a munkaszerződésükben vagy egy külön megállapodásban hozzájáruljanak.
Fontos azonban mérlegelni, mennyire alkalmazunk szigorú belső szabályzatokat és milyen erőforrásokat használunk fel azok betartásának ellenőrzésére, hiszen a csupán csekély mértékű magáncélú e-mail használat egyes kirívó példáktól eltekintve még nem okoz olyan mértékű bizalomvesztést a munkáltató részéről, hogy az elbocsátást, vagy figyelmeztetésen kívüli egyéb szankciókat tenne indokolttá.